Slik slutter du i jobben, bevarer gode kontakter og gjør det enklere for den som kommer etter

Uansett om det skjer av egen vilje, eller fordi den ansatte er oppsagt, så vil en god rutine for å avslutte et arbeidsforhold være nyttig for arbeidsgivere som vil komme opp i de fleste tenkelige situasjoner.

Styr kommunikasjonen

Enkelte HR-eksperter legger vekt på behovet for å styre kommunikasjonen rundt oppsigelsen. I slike situasjoner kan det lett oppstå rykter, derfor kan det være lurt å forberede sentrale nøkkelpersoner på situasjonen så fort som mulig. Sentral informasjon vil være bakgrunnen for at personen slutter, når de slutter, hvem som vil ta over midlertidig og eventuelt andre midlertidige grep som må settes inn.

En god rutine

HR-eksperter vil gjerne anbefale at den såkalte «offboarding-prosessen» starter umiddelbart etter at oppsigelsen er mottatt. En god rutine på dette er en mulighet til å vise at man behandler alle ansatte likt, men det kan også gi verdifull informasjon. En tidligere ansatt kan bli en viktig ambassadør og kanskje også en kunde en dag.

Sluttsamtale

Start gjerne med en samtale. I næringslivet er det blitt vanligere med sluttsamtaler, altså et slags avsluttende intervju der den som slutter får en siste sjanse til å si litt om hva som var bra og hva som kan bli bedre med jobben. Det er det kanskje mindre behov for blant politiske ledere, men likevel er det mye som er likt når man skal bytte jobb.

Det vil være viktig å kartlegge hvem som er ny arbeidsgiver, sjekke når siste arbeidsdag er og avklare andre praktiske forhold som hvor mye ferie som er tilgode for eksempel, og dersom det eksisterer eventuelle klausuler knyttet til arbeidskontrakten, det kan tenkes at man for eksempel ikke har lov til å jobbe for konkurrenter eller med en viss type teknologi, må disse kravene gjennomgås nøye på nytt slik at det er klart for alle parter hvor landet ligger.

For enkelte ansatte er det gjerne også aktuelt med sluttpakke, og særlig hvis det er snakk om oppsigelse. Siden sluttpakker er frivillige avtaler mellom partene om ytelser til arbeidstaker utover det som er avtalt i arbeidskontrakten, vil dette gjerne komme på siden av en vanlige rutine.

Exit-undersøkelse

Noen arbeidsgivere liker å få den som slutter til å fylle ut undersøkelser hvor en del av spørsmålene er laget for å identifisere områder hvor man kan bli bedre. Var stillingen som ønsket? Var den utfordrende nok? Hvordan kan den bli mer interessant?

Overføring av arbeidsoppgaver

Overføringen av arbeidsoppgaver er en sentral del av rutinen. På de aller fleste arbeidsplasser er det i dag kunnskapen i hodene på hver ansatt som utgjør den aller viktigste ressursen. Å la dette gå til fullstendig til spille, og måtte bygges opp helt fra starten hver gang noen slutter og begynner, kan bli svært dyrt lengden.

Men hvor mye kan man forvente av den som trapper ned? En som har sluttet vil kanskje ikke alltid være tilgjengelig for å lære opp neste person i jobben. Kan man da forvente at det lages dokumenter som gir en god innføring i de viktigste oppgavene?

Overføringen av kunnskap er en jobb som strengt tatt bør ha startet før noen leverer inn en oppsigelse. Alle sentrale oppgaver bør ha en form for dokumentasjon i bunn som kan tas frem av nye ansatte hvis det er behov for det.

– Informasjon er lett å flytte fra et hode til et annet, kunnskap derimot er vanskelig.

Det sier fagansvarlig for HR i HR-Norge Henrik Øhrn.

– Det vanlige er at man bruker den siste tiden på å dokumentere arbeidsprosesser eller informasjon, men at dette ofte ikke er like nyttig når et nytt hode leser det fordi mye av forståelsen og konteksten ikke er på plass ennå.

Han understreker at dersom stillingen er den samme, bør man prioritere informasjon om de store linjene dersom personen som går ut møter personen som kommer inn.

– Det er som oftest rom for å justere rollen – den som ansetter blir gjerne enig med den nye om eventuelle områder som vil få mer prioritet eller mindre, i tillegg til at nyansatte kanskje har kompetanse og erfaring på et område i tillegg som ikke står i rollen, men som virksomheten likevel har bruk for. Det kan bety at hvis den som offboardes skal ta seg av den nye som skal onboardes så må den som skal slutte være innforstått med hva som har blitt kommunisert om endringer i rollen slik at det prioriteres riktig i informasjonsoverføringen og ikke på hva som var viktig tidligere eller for den personen som slutter. Det kan bety at tidligere ansatt ikke bør ha definisjonsmakt, sier han.

Ifølge Øhrn er det viktig at den nye må få dyp kunnskap og klarhet rundt hva som er de viktige tingene.

– De viktigste kildene er sjefen over og den som har hatt stillingen, sier han.

Av erfaring vet vi at dersom det ikke er en intern kandidat, er det vanskelig å få til overlapp. Men når kandidaten er ekstern, er det viktig med preboarding – det å ha møttes og hatt en god overgang selv om den nye antakelig er i annen jobb fortsatt.

Praktiske oppgaver

Det finnes etter hvert også en ganske stor mengde med tekniske problemstillinger som stiller store krav til kommunikasjonen mellom HR-avdelingen og IT-avdelingen. Epostkonto og mobilabonnement skal gjerne avsluttes, men kanskje ikke umiddelbart? Hvor lenge skal den som slutter ha tilgang til viktige data om kunder og teknologi? Finnes det en oversikt over nøkler og andre tilganger?

Det kan være lurt å ha en sjekkliste. Her kan man for eksempel også legge inn ting som tilbakeføring av firmabil og PC.

Avslutt personalmappen

Personalmappen inneholder gjerne sensitiv informasjon som arbeidstakeren som må slettes etter en periode. Mange arbeidsgivere oppbevarer gjerne mapper på tidligere ansatte over mange år i ren uvitenhet, og bryter med det loven.